便利機能
#結婚式2次会 #同窓会 ＃ビジネスイベント
スマホでスケジュール管理から当日サポートまで
もっと快適なイベント準備
「準備・管理・当日対応」機能をまるごと搭載。効率も安心も、イベサポがまとめてサポートします。
イベント準備は想像以上にやることが多く、スケジュール管理や運営チームの割り振り、ゲスト対応に追われがち。イベサポなら、「準備・管理・当日対応」まるごと一元管理できます。運営チーム全員で情報をオンライン共有でき、伝達ミスや準備の抜け漏れも防げます。担当者はスマホでカンペや当日の動きを確認でき、ゲストも必要な情報をスマホで受けとれるため、個別質問の手間も不要です。運営もゲストも安心できるイベント環境を実現します。
スタートプランから使える機能
「スケジュール管理」
準備期間のタスク管理、割り振りをスマートに
「スケジュール管理」を活用すれば、イベント準備をカレンダーとタスクで整理でき、やるべきことをひと目で把握できます。結婚式や結婚式2次会、同窓会、ビジネスイベントなど、多くのタスクが発生するイベントでも、誰が何を担当するかを割り振りながら管理できるので、見落としを防げます。
さらに、推奨タスクの自動追加やテンプレートを使えば、「何を準備すればいいか分からない…」という不安も解消。（※一部イベントタイプには対応していません）
イベント準備に役立つ「お役立ち情報」も揃っているため、初めての幹事でもスムーズに進められます。
できること
- スケジュール管理のタスク作成：日にちやタスク内容を登録
- 推奨タスク自動追加：イベントタイプに応じて自動表示
- 新規タスク追加：自由にタスクを追加・編集
- タスクごとに補足情報の登録・共有：メンバーと情報共有
- リマインドメール：タスク忘れを防止
- お役立ち情報の閲覧：準備や運営の参考資料をチェック
「進行プログラム」
初めてでも安心！イベント当日のプログラムを作成
イベント当日のプログラムを簡単に作成＆管理できます。プログラムごとの担当者割り振りもスムーズで、各担当者は自分の役割や当日の動きを確認可能です。さらに、推奨プログラムや作成の「お役立ち情報」も揃っているため、散在する情報を探す手間なく、初めての幹事でも安心して進行プログラムを作成できます。
無料でできること
- プログラム作成：開始時間やプログラム名を登録
- 推奨プログラム自動追加：イベントタイプに応じて自動表示
- プログラムごとに補足情報の登録・共有：メンバーと情報共有
- カンペメモ機能：当日の台本作成に活用
- 担当者振り分け・情報共有：各担当者も役割と情報が閲覧
- プログラムごとのメモ機能：当日の動きを確認
- CSVダウンロード対応：印刷して当日の進行表として使用
- お役立ち情報の閲覧：準備や運営の参考資料をチェック
※ラクラクプラン以上をご契約いただくと、登録した台本を進行役やスタッフのエントランスに表示させることができます。
ラクラクプランから使える機能
「エントランス」
ゲストのスマホに当日届く、”わたしだけ”の案内ページ
「エントランス」は、イベント当日にゲストのスマホからアクセスできる専用の案内ページです。イベサポの受付アプリで受付が完了すると、ゲストのメールアドレスとSMS（携帯番号）へ自動送信され、URLを開くだけで簡単にアクセスできます。ゲスト一人ひとりに必要な情報を届けることで、スマートなイベント運営が可能になります。
できること
「個別メッセージ」
ゲスト一人ひとりに特別なメッセージを
紙でのメッセージは準備や修正が大変ですが、イベサポなら思いついたときにすぐ書き留められ、デジタルで簡単に登録・修正可能です。ペーパーレスで手間も時間も節約しつつ、ゲスト一人ひとりを心温まるメッセージでお迎えできます。
「席次表」
修正しやすく、交流を深めるツールにも
ゲストは受付後、エントランスで自分の席をスムーズに見つけることができます。また、運営側もデジタルだから直前の変更・修正にも柔軟に対応でき、急な変更があっても安心です。さらに、名前以外の項目も自由に追加できるため、クラスや会社名などを記載して交流のきっかけになるツールとしても活躍します。
「メニュー表」
アレルギー対応や特別メニューも簡単作成・表示
WEB招待状での回答内容をもとに、ゲストごとに合わせたメニュー表を自動で表示できます。ヴィーガンやアレルギー対応など、個別のにメニュー表も柔軟に作成・反映可能です。紙のメニュー表のように人数分を印刷したり、変更のたびに作り直したりする必要がなく、オンライン上で手軽に更新できます。ゲストはそれぞれのメニューを自身のスマホで確認できるため、よりスムーズで丁寧なおもてなしが可能になります。
「引き出物」
スマートな受け渡しで運営もゲストも身軽に
ゲストは引き出物の内容をスマホで簡単に確認できます。宅配サービスを利用する場合は、そのまま受け取り手続きページにアクセス可能です。事前確認から宅配手続きまでデジタルで完結するため、ゲストは身軽に会場を後にでき、運営側も引き出物管理がよりスマートになります。
※提携引き出物サービスについてはクーポンページをご覧ください。
「進行プログラム」
流れと進行状況がひと目でわかる
登録したプログラムをタイムテーブル形式で確認できます。紙のプログラム表とは異なり、リアルタイムで進行状況を把握できるのがポイントです。各プログラムの開始時間も表示されるため、当日の流れがひと目で分かります。急な時間変更にもスムーズに対応でき、幹事も安心してイベントを進行できます。
「進行サポート」
担当者がスマートに動けるデジタル台本
「進行サポート」は、幹事に加え、司会や挨拶、乾杯役にとっても心強い味方です。担当者自身のスマホに台本や動きを表示できるため、印刷や紙の台本を持ち歩く必要がありません。内容の変更があっても最新情報が即時反映されるので、情報の更新にもスムーズに対応できます。さらに、各プログラムには、当日のやるべきことをメモできます。例や注意点も記載されているので参考にしながら活用できます。
「想い出アルバム」
ゲストからの写真を一カ所に。余韻そのままに振り返られる
ゲストが撮影した写真をリアルタイムで投稿できます。投稿された写真は自動でアルバムが作成され、プログラムごとに分類されるため、どのシーンの写真か一目で分かります。さらに、投稿時にメッセージを添えることもでき、写真と一緒にコメントやエピソードを残すことも可能です。ゲストも迷わず、すべての写真が一カ所に集まるため、イベント後の想い出も整理の手間なく振り返れます。管理画面から写真をダウンロードでき、イベントの記録としてもしっかり保存できます。
「フリースペース」
館内案内や資料共有も思いのまま、使い方無限大
トイレ、授乳室、喫煙や飲食スペースなどの館内情報はもちろん、これまで紙で配布していた資料やスライドも、エントランスのフリースペースに添付するだけで簡単にゲストと共有できます。印刷や配布の手間がなくなり、効率的に必要な情報を届けられるのも大きな魅力です。さらに、講演者の自己紹介、次回イベント案内、記入例、サンプルファイルなども添付できます。使い方次第で可能性は無限大です。ゲストも運営側も、必要な情報にその場でアクセスが出来る環境を実現します。
「アンケート機能」
手軽にアクセス、回答率もアップ
エントランス画面上にアンケートURLにジャンプできるボタンを設置できます。ゲストは迷わずGoogleフォーム等へアクセスでき、その場で回答が可能です。印刷や配布、回収の手間は不要で、全てスマホで完結します。回答率の向上が期待でき、イベントの声も鮮度そのままで次回企画や営業活動に活用できます。
モリアゲプランから使える機能
ビンゴとエントランスが連携し、使える機能がさらに増えます
※パーティービンゴの基本機能についてはこちらをご確認ください。
エントランス × ビンゴ連携でできること
景品情報をパッと表示・そのまま受け取り手続きまで！
ビンゴで当選すると、取得した景品情報がリアルタイムでエントランスに自動送信され、当選したゲストのスマホですぐに確認可能です。エントランスから景品の宅配手続きページに直接アクセス可能で、受け渡しの手間も軽減できます。
※提携景品サービスについてはクーポンページをご覧ください。
当選者と景品も自動管理へ！
ビンゴになった参加者は自動表示されます！誰がビンゴになったのかリアルタイムで把握でき、当選者と景品が一覧で確認できます。景品が残り何個あるのか、何が残っているのか管理しやすくなり、進行がよりスムーズになります。
ビンゴ開始時もURLの配布不要に！
エントランスとビンゴが連携するので、ゲストはエントランスからボタン一つで、自分のスマホ画面にビンゴカードを表示できます。ゲストそれぞれにデバイスビンゴのURLやQRコードを配布する必要もないので、準備の手間を大幅に削減できます。
よくある質問
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Q. 便利機能とはどんな機能ですか？A.
イベント準備から当日の運営までをサポートする便利機能です。
【スケジュール管理】では、準備の流れをチェックリストやカレンダーで管理・共有できます。
【進行表作成サポート機能】では、当日の進行表やカンペを簡単に作成でき、スマホで確認することも可能です。
さらに、ラクラクプラン・モリアゲプランでは、ゲストがスマホでプログラムや席次表、料理メニューなどを閲覧できる【エントランス機能】も利用できます。 -
Q. エントランスとはどのようなものですか？A.
ゲストがスマホからアクセスできるイベント当日の案内ページです。
以下の10種の機能が利用できます。-
「個別メッセージ」
主催者からゲストへ個別にメッセージを表示できます。 -
「席次表」
テーブルや席を確認できるレイアウト図やゲストの詳細情報を表示できます。 -
「メニュー表」
入力したメニュー表を表示できます。 -
「引き出物」
引出物の内容確認や受け取り手続きのURLへ進むことができます。
※引出物に関してはWEB購入でURLやQRコードでやり取りができる商品に限ります。 -
「進行プログラム」
当日の進行プログラムを表示できます。 -
「想い出アルバム」
ゲストがイベント中に撮影した写真やスマホ内に保存した写真をアップロードして共有・閲覧できます。 -
「フリースペース」
イベントの情報や資料を閲覧することができます。 -
「アンケート」
アンケートURLへ進むことができます。 -
「デバイスビンゴカード」
ビンゴカードをゲストのスマホに生成し、パーティービンゴに参加できます。
※モリアゲプランをご契約の場合のみ利用可能です。 -
「景品」
ゲームの景品当選のお知らせや内容確認、受け取り手続きのURLへ進むことができます。 ※景品に関してはWEB購入でURLやQRコードでやり取りができる商品に限ります。
※モリアゲプランをご契約の場合のみ利用可能です。
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「個別メッセージ」
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Q. エントランスの閲覧期日はありますか？A.
イベント開催日から10日間閲覧が可能です。
※エントランスを利用したゲストには、利用できなくなる3日前と前日にリマインドメールが自動で送信されます。
詳細は以下の図をご確認ください。
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Q. エントランスの閲覧期日内に景品や引き出物の受取手続きが出来なかった場合はどうなりますか？A.
エントランスを利用したゲストには、利用できなくなる3日前と前日にリマインドメールが届きます。
メール内のURLから、引き続き手続きを行うことができます。
※ただし、景品や引出物を注文先の会社によっては、受け取り期限が設けられている場合がありますので、別途ご確認ください。 -
Q. エントランス画面で引出物を贈る際の詳しい流れが知りたいです。A.
購入された商品のURLやQRコードを引出物リストに入力し、出席リストのゲストごとに引出物を設定すると、当日のエントランス画面でゲスト自身がURLやQRコードを直接確認できるようになります。
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Q. 想い出アルバムの写真データはいつまで利用できますか？A.
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主催者はイベント開催日から60日間はデータが保存され閲覧・ダウンロードが可能です。
（削除される10日前と前日に通知するメールが届きます） -
ゲストはイベント開催日から10日間は閲覧のみ利用可能です。
（利用できなくなる3日前と前日にリマインドメールが届きます）
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主催者はイベント開催日から60日間はデータが保存され閲覧・ダウンロードが可能です。