イベサポ｜WEB招待状

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当日受付機能

#結婚式2次会 #同窓会 #謝恩会

２次会や同窓会など、
 イベント当日の受付を
スマートに、快適に

スマホで簡単！WEB招待状と
連携した当日受付

WEB招待状と連携し、当日受付機能では出欠や参加費、写真撮影の状況を確認できます。受付データは、ビンゴなど当日のイベントにも活用可能です。

便利な機能と使い方

ゲストの受付と写真撮影が連携できて混乱しがちな受付がスムーズに

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スマホで簡単、参加受付

確認漏れがなくなるように、集計がわかりやすく、編集も可能なオンライン受付ツールです。当日、受付担当者のスマホが受付ツールとして、「到着状況」「写真撮影」「会費やご祝儀の受取」の管理がまとめてできるようになります。

準備の手順

  1. 受付担当者へ「受付アプリ」のURL・QRコードを配布
  2. 受付担当者へ「使い方説明書」を配布
  3. 受付担当者に操作確認をしてもらう
  4. 【イベント当日】
    受付担当者のスマホで受付（ゲストの到着・写真撮影・会費やご祝儀の受取・確認）
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写真の収集状況を確認し、足りない写真は受付時に撮影可能

参加者の写真は席次表やビンゴゲーム、スライドショーに使用できます。写真は招待状の回答時に受け取れますが、添付がなかった場合でも、当日受付で撮影・反映が可能です。

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受け取った写真や当日撮影した写真がチェキ替わりに

ゲストから受け取った写真や動画、当日受付で撮影したゲストの写真は、一括ダウンロードが可能です。チェキのように思い出の写真を残せます。

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五十音＋絞り込みで、ゲストも簡単検索

ゲストリストは五十音順で表示され、男女や出欠席などで絞り込めるため、多くのゲストの中からでも簡単に該当者を見つけられます。

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会費受け取り確認、自動計算機能

ゲストからのご祝儀や会費のお預かり状況を受付時に確認できます。当日受け取りの場合でも受付アプリで変更も簡単。自動計算されるので、合計金額も間違う心配がありません。

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複数人で受付対応でき、イベント当日の受付担当増員も可能

出席・集金・写真撮影をスムーズに行うために、一台のスマホだけではなく、複数の受付担当のスマホで受付をすることができます。さらに、イベント当日に受付担当を増やすことも可能。ゲストが一気に来た時は周りに手伝いをお願いしたり、もしも受付担当が遅刻しても他の人にお願いすることができます。忙しい受付を手分けしてスムーズに進められます。

その他便利な機能

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    ラベル機能

    「お車代をお渡しする方」「スピーチや余興をされる方」もラベルで簡単に把握できるので、安心です。

  • 8

    パーティービンゴにゲストデータを活用可能

    参加者リストとパーティービンゴは自動で連携。面倒な入力作業なく、気軽にイベントに取り入れることができます。

  • 9

    CSVダウンロード

    出席者リストのデータをCSV形式でダウンロードできるので、データを編集したり紙に印刷することもできます。ダウンロードはパソコンからのみ可能です。

よくある質問

  • Q. 当日受付機能とはどんな機能ですか？
    A.

    イベント当日のゲスト来場確認をスマホで行える機能です。
    WEB招待状で「出席」と回答したゲストだけの受付リストが自動作成され、当日の来場確認に加え、参加費の受取管理や写真撮影まで行えます。

  • Q. 出席者リストをダウンロード、または印刷できますか？
    A.

    ダウンロード：パソコンからのみ（CSV形式）ダウンロードができます。
    「WEB招待状」＞「回答状況」＞「招待回答リストCSVダウンロード」よりダウンロード可能です。

    印刷：パソコンからダウンロードしたデータを利用して印刷可能です。
    「WEB招待状」＞「回答状況」＞「招待回答リストCSVダウンロード」よりCSVファイルをダウンロード後、Excelなどの表計算ソフトでファイルを開きます。内容が正しく表示されていることを確認し、「ファイル」メニュー内の印刷機能から印刷してください。

  • Q. 受付時に撮影した写真はダウンロードできますか？
    A.

    「当日受付機能」＞「会場出席状況」＞「写真の一括ダウンロード」からダウンロードが可能です。

  • Q. 受付担当者のスマホは最大何台まで使用できますか？
    A.

    台数に制限はございません。
    受付アプリ内にある受付担当者用URLまたはQRコードを共有するだけで、簡単に受付担当者を追加できます。
    複数の受付担当者が同時にログインして利用できるため、来場者が多いイベントでもスムーズに受付対応が行えます。

  • Q. スマホではなくパソコンで受付は可能ですか？
    A.

    パソコンから受付を行うことも可能です。ただし、パソコンの場合は、カメラ撮影ができません。
    プランによって、受付完了時にゲストの写真登録が必須となる場合がありますのでご注意ください

    写真登録に関して

    • スタートプラン：写真（任意）がなくても受付可
    • ラクラクプラン：写真（任意）がなくても受付可
    • モリアゲプラン：写真（必須）がないと受付を完了できません