来月の商談会に向けて、営業推進部の〇〇さんは連日バタバタ。

朝、営業チームから
「配布物の印刷って、誰が担当でしたっけ？」という連絡が入り、
昼には物流会社から
「来週の配送、品目リストの確定まだですか？」と電話。

展示商品やノベルティの準備、印刷物スケジュール調整…。
関係者も多く、情報はチャットやメールに散乱。

気付けば“情報探し”にばかり時間を使っている自分がいた。

イベサポにタスクを登録しておけば、営業、マーケティング、デザイン、施行、物流まで、すべての進捗や担当者の割り振りを一か所で管理できます。

「担当は誰？」という迷いがなくなり、配布物や配送品リスト、搬入スケジュールも関係者全員で共有できます。

情報の行き違いがゼロになり、最新版の再共有や説明して回るような手間からも卒業できます。

国際シンポジウムの運営リーダーを任された、広報室の△△さん。
会場入りした瞬間から、あらゆるチームが△△さんを探して走り回る。

「講演の開始、5分押しで進行しますか？」
「パネルの交代、どこで合図すればいいですか？」
「司会用の紹介文、どれでしょう？」

控室、舞台袖、受付…
どこへ行っても△△さんに“最終確認”が集中し、当日なのに、常に誰かの質問対応に追われている状態に。

イベサポに進行プログラムを登録しておけば、
運営メンバー全員がスマホでリアルタイムに進行の最新情報を確認できます。

・登壇者の呼び込みタイミング
・舞台転換の順番
・時間やプログラムの変更内容
これらすべてが即時反映、各自で確認可能。

さらに“カンペ機能”を使えば、台本メモや指示コメントをそのまま各担当チームへ届けられます。
結果、裏で迷うスタッフはゼロに。
「次どうする？」がなくなるだけで、現場は見違えるほど静かに、滑らかに回り始めます。

異業種交流会の会場。
開始直後から、あちこちで名刺が交わされ、軽い挨拶が飛び交っている。

しかし、参加者同士の会話に耳を傾けると―
「どんな事業をされている方ですか？」
「得意な領域は？」
と、どのテーブルも同じ最初の探り合いが繰り返される。

自己紹介のラリーが終わるころには時間がすぎ、
「今日は名刺交換だけで終わったな」
と、どこか物足りなさを感じている参加者も少なくない。

せっかく集まっても、深い話に入る前に終わってしまう―
それが交流会の課題だ。

事前にプロフィールを入力してもらうだけで、
その情報を席次表に反映できます。

席次表を開けば、
・誰が何を求めているのか
・どんな価値が提供できるのか
・どんなプロジェクトや協業が可能か
がひと目で分かる状態に。

だからこそ、
「こんなイベントをご一緒できそうですね」
「この領域なら協力できるかもしれません」
と、より具体的で深い会話が自然と生まれます。

セミナー当日。
受付では、参加者が資料を受け取るために列を作っている。

紙で配布する資料やプログラム冊子の枚数を揃えたはずなのに、
なぜか不足が発生。
「どなたか二部持っている人はいませんか？」
「急いで追加でコピーしてきます！」
とスタッフが声をかけながら、重複や不足を確認する...。
配布の手間や確認作業に追われ、出だしから運営チームの不安が募る。

イベサポのエントランス機能を使えば、プログラムも共有可能。
フリースペースにアップロードしておくだけで、講演会の資料や配布用スライド、補足資料を参加者の手元にサクッと届けられます。

受付での紙の束を配る手間を大幅に削減し、参加者は資料をすぐに確認できるので、スムーズなスタートが切れますよ。

展示会のブース。
担当の□□さんは、来場者一人ひとりにアンケートを手渡して回る。

しかし、紙だと記入する手間があるため、回答してくれる人も低め。
せっかく書いてもらった内容も、文字が読みにくく、記入漏れもチラホラ。
回収した紙を一枚一枚目視で確認し、手作業で集計する作業は想像以上に時間がかかる。

気づけば、せっかく集めた貴重な来場者情報は営業チームの手に渡る頃には鮮度が落ちてしまい、フォローのタイミングを逃してしまった案件も…。

イベサポのエントランス機能を使えば、来場者はその場でアンケートに回答できます。

Googleフォーム等、指定したアンケートに直接飛べるため手間なく入力可能。
回答率が向上し、記入漏れや手書き文字の判読ミスもなし。
正確な情報を取得＆集計でき、「購入時期が決まっている」「デモを試してみたい」などの情報をもとに、 営業チームは優先度に応じて、即フォローやアポイントを迅速に行えます。

展示会の接点を効率よく商談につなげられます。