「式典の進行表、そのバージョンが最新ですか？」
「装飾の発注、デザインチームに共有済でしたっけ？」
創立周年イベントの準備に向けて、総務の〇〇さんのメールフォルダは「最新版」「修正版」でいっぱい。

進行担当、映像チーム、司会者、会場担当...と関係者も多く、時間変更や資料の差し替えがあるたびに再送や再共有に追われて一日が終わっていく。

タスクやスケジュールを登録すると、関係部署・外部パートナーも同じ画面で進捗を確認できます。

日時や担当者を変更しても、自動で全員が最新情報画面を開けます。
「この時間、別の搬入が入ってる！」などの衝突も事前に気付けるのでダブルブッキングも阻止。

企画担当の△△さんは、パートナー会議の席次表作成に取り掛かる。
「●●社と▲▲社は初顔合わせだから、互いに紹介しやすい席にしたいな」

しかし、参加企業も担当者も多く、紙の資料や名刺だけで「各自の会社名、事業内容、役割」を把握するのは一苦労。
情報を確認しながら席を決める作業に、時間と手間ばかりかかってしまう。

事前に参加者へ「会社名、事業内容、担当領域」などのプロフィールを入力してもらい、そのデータをそのまま席次表作成に使えます。

席次表をみれば、「●●社の○○さんは○○テーブルにいる」と分かるので、参加者同士の挨拶がスムーズになり、自然に会話のきっかけが生まれます。
席次表を単なる座席案内ではなく、
“交流を生むツール”として価値を発揮します。

勉強会の準備は、まるで時間との戦い。
「資料は何枚あるんだろう…」とため息をつきながら、△△さんは印刷機の前で紙と格闘。
何枚もの資料を順番に組み合わせてホッチキスで止め、差し替えが必要になるたびに紙の修正に追われる。

「この枚数で合っているかな」「ダブってないかな」
と考える間にも時間はどんどん過ぎ、最後まで気が抜けない。

イベサポを使えば、
参加者にはイベントの案内をオンラインでスマホへ直接お届け。
エントランス機能のフリースペースには、当日使用する資料や参考資料を添付できます。

運営側は、何枚もの資料のホッチキス止め、かさ張る資料の保管・配布は必要ありません。
印刷や配布の心配から解放され、準備の負担は大幅に軽減。
参加者も事前に資料を確認でき、コピーも各自に任せられるため、理解度が高まり、勉強会当日の進行もスムーズになります。

さらに、運営側は身軽で会場入りができるので、準備スタッフが少なくてもスマートに対応できます。

「次は社長の登壇だ」
人事の□□さんは、今年初めて入社式担当を任された。
「案内のタイミング、大丈夫かな？」と変更箇所のメモも重なった手元の紙を見つめていた。

前任との引き継ぎも十分にできなかったため、何度もこれであっているのかと確認しながら進行に臨む。
離れた場所で動いている担当者との連携も取りづらく不安が募る。

前任の担当者をメンバーに入れて、カンペのチェックを受ければ、タイミングや内容や昨年の引き継ぎも一石二鳥です。
離れた控え室やステージ裏でも、司会・映像・照明・受付が同じ画面を共有できます。

「今どこまで進んでる？」と確認し合う必要もありません。
誰もが次の動きを迷わず遂行し、離れている担当者同士が連携をとれる最強仲間となります。

今年度の顧客感謝イベントに向けて、運営チームはアンケートの方法について頭を悩ませていた。

「せっかくたくさん印刷しても回答があんまり集まらなかったりするんだよな」
「手書きの文字は読みにくいし、集まったアンケートをエクセルに入力し直すのも大変で」
「アンケートフォームを後で送っても、回答率はあまり上がらないんだよね」

配布、回収、集計。
アンケートに関わる作業はどれも手間がかかり、運営側にとってはちょっとした悩みのタネになっていた。

参加者は、エントランスにあるアンケートボタンを押すだけで、Googleフォーム等、指定したアンケートへ遷移して回答が可能です。

運営側は別途フォームを送る必要なし。
紙の印刷や回収の手間から解放され、心置きなくお客様の接客に集中できます。
手軽に回答できるからこそ、記憶が新しいうちにイベントのリアルな声が集まり、回答率もぐんっとアップ。

顧客の声を聞くのに欠かせないアンケートも、イベサポなら手間なくサクッと実施できます。