「部屋の確保」
「保護者への連絡」
「先生への案内」
「記念品の準備」

やることの多さに、謝恩会幹事の〇〇さんは、毎日頭を悩ませていた。

紙のスケジュール表やメモで管理していたが、担当者が変更や日時のズレがあるたびに書き直し、連絡し直さなければならず、対応に追われる毎日だった。

画面上で更新すれば、一度で担当者やメンバー全員に同じ情報が反映されます。

打ち合わせのたびに紙を差し替えデータを送る必要もなく、変更や追加があっても、焦らず最新情報で全体の流れを把握可能に。

「みんなで歌う場面入れたいね」
歌詞をどう表示するかが悩みの種。

園のスクリーンを借りることもできるが、
「謝恩会なのに、先生に準備をお願いするのには気が引けるよね」
「マイクの場所や操作を手伝ってもらうのも申し訳ないから、自分たちでやりたいよね」

感謝を伝える場で、先生に手を煩わせてしまうことに、どこかモヤモヤした気持ちが残る。

イベサポなら、歌の歌詞をゲストのスマホに表示可能。
エントランス機能のフリースペースに、歌詞を設定しておくだけで、紙もスクリーンも不要。

司会の合図で、
保護者も先生も自然にスマホを見ながら歌い始めることができます。
先生の手を煩わせることなく、安心してプログラムに組み込めますよ。

「せっかくだから、席次表に子どもたちのコメントや将来の夢も入れたいね」

そう話し合いながら、いざ準備をはじめてみると、
「○○くんのコメント、まだ届いてない」
「人数が多くて、名前と顔を突き合わせるだけで時間かかる」

紙やExcelで整理しているうちに修正も増え、あちこちに散らかったデータをまとめるのも一苦労。
気づけば、席次表づくりだけでヘトヘトに。

WEB招待状の自由質問コーナーを使えば、ゲストそれぞれからコメントや将来の夢を簡単に収集可能。
集まったデータはそのまま一覧で確認・編集でき、バラバラに集めてまとめる手間から解放されます。

「○○ちゃんの将来の夢、かわいいね」
「□□くんからのメッセージ、“△△先生、いつもやさしくしてくれてありがとう”って書いてあるよ」

完成した席次表を見ながら、自然と会話が広がり、幹事も「やってよかった」と思えるはず。

「次は先生紹介に記念品授与の準備だ」
「先生方にマイクは足りているかな」
当日の進行を頭で整理しながら、会場を見渡す。

しかし、担当者の中には十分に打合せできていない人もいて、動くタイミングや案内の言葉が十分に把握できているか不安が残る。

会場内で離れていても、声掛けができない場面でも、担当者はスマホで当日の流れやタイミング、案内の言葉を確認できます。

「次は先生紹介、記念品贈呈の案内は○○さん」
「誘導係は△△さん」
「記念品の準備は□□さんで、◇◇に用意」
など必要な情報が共有されるので迷わず動け、代理の人でもカンペを見れば対応可能に！

謝恩会幹事たちは、余興のビンゴについて打合せ中。

「ビンゴにするなら、みんなにどうやってカードを配ろう…」
「普通の数字ビンゴだと、やっぱり盛り上がりに欠けるかも」

せっかくの謝恩会なのに思い出を感じられず、幹事としても少し物足りなさを感じていた。

ゲストの入園・入学当時の写真や、先生の写真も
ビンゴカードやルーレットに反映できます。

「わあ、変わったね！」
「先生も入ってる！」

写真を見ながら、笑い声や会話が自然に広がる。
幹事たちも、準備や配布に追われることなく、会場の盛り上がりを感じながら一緒に楽しめます。